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Kaufmännische*r Angestellte*r (m/w/d)

Kaufmännische*r Angestellte*r (m/w/d) Finanzwesen/ Finanzbuchhaltung

Die Kurzfilmtage sind das älteste Kurzfilmfestival der Welt und das größte Festival in NRW, mit rund 7.000 eingereichten Filmen pro Jahr, ca. 500 Filmen im Festivalprogramm und über 1.000 akkreditierten Fachbesuchern jährlich.

Die Kurzfilmtage suchen ab sofort (oder später) und zunächst auf zwei Jahre befristet (eine Verlängerung des Vertrages ist angestrebt) eine*n Kaufmännische*n Angestellte*n (m/w/d). Die wöchentlich zu leistende Arbeitszeit beträgt 30 Stunden, Home Office ist möglich. 

Ihre Aufgaben:

  • Finanzmanagement / Finanzbuchhaltung/ Rechnungswesen (Finanzplanung und -steuerung in Abstimmung mit der Geschäftsführung, Vorbereitung Jahresabschluss, Zahlungsverkehr)
  • Zuschusswesen (Mittelbeantragung, ordnungsgemäße Mittelverwendung sowie Abrechnung)
  • Personalwesen, Sozialversicherungsrecht, Vertragswesen
  • Anleitung und Durchführung des Vergabemanagements

Ihr Profil:

  • Abgeschlossenes Hochschulstudium Fachrichtung BWL, erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung oder vergleichbare Qualifikation
  • Kenntnisse im Zuwendungs-, Arbeits-, Vertrags- und Vergaberecht
  • Sicherer Umgang mit den gängigen MS Office Programmen
  • Planungs- und Organisationsvermögen und Zahlenverständnis

Wir bieten: 

  • Home Office und flexible Arbeitszeitgestaltung
  • Interessante und eigenverantwortliche Aufgaben
  • Betriebliche Altersvorsorge

Wir begrüßen Bewerbungen von allen Menschen unabhängig von deren Geschlecht, kultureller oder sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Schwerbehinderte Bewerber (w/m/d) werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung bevorzugt. Wir legen Wert auf familienfreundliche Arbeitsbedingungen und gewährleisten die Gleichstellung von Männern und Frauen.

Bitte senden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung ausschließlich elektronisch an:

Internationale Kurzfilmtage Oberhausen gGmbH
Susannah Pollheim
Grillostr. 34
46045 Oberhausen
E-Mail: pollheim(at)kurzfilmtage.de

Praktika

Die Internationalen Kurzfilmtage Oberhausen sind eines der angesehensten internationalen Filmfestivals der Welt. Hier haben Karrieren wie die von Martin Scorsese, Roman Polanski, Werner Herzog und Christoph Schlingensief begonnen. Die 69. Internationalen Kurzfilmtage Oberhausen finden vom 26. April bis 1. Mai 2023 statt. Für die kommende Festivalausgabe suchen die Kurzfilmtage nun Praktikant*innen.

In folgenden Bereichen stehen Praktikumsplätze zur Verfügung (weitere Informationen s.u.):

Internationaler Wettbewerb 
Deutscher Wettbewerb/NRW Wettbewerb
Kinder- und Jugendkino
Themenprogramm 2023/ Profile/ MuVi/ Verleiher
Organisation/ Eventmanagement
Pressearbeit/Social Media
Öffentlichkeitsarbeit/Social Media
Gästebüro

Ein Praktikum bei den Internationalen Kurzfilmtagen Oberhausen bietet einen umfassenden Einblick in die Strukturen und Arbeitsabläufe der Organisation und Vorbereitung eines internationalen Kultur-Events. Sie werden fest in das Festivalteam eingebunden, die Aufgaben sind oft bereichsübergreifend, so dass ein hohes Maß an Teamfähigkeit wichtig ist. Selbstständiges und eigenverantwortliches Arbeiten in den Ihnen übertragenen Bereichen ist gefragt. Die Kurzfilmtage bemühen sich, alle Praktikums-Arbeitsplätze im Büro unter Beachtung der aktuellen Corona-Regeln zu gestalten. Wegen der unvorhersehbaren Entwicklungen rund um die Corona-Pandemie kann es allerdings sein, dass ein Teil des Praktikums aus dem Home Office absolviert werden muss. Weitere Voraussetzungen sind gute Englischkenntnisse und ein geübter Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen.

Praktikumsdauer: 06.02.2023 – 05.05.2023 (Achtung: Int. Wettbewerb abweichende Dauer)

Es handelt sich um vergütete Praktika in Vollzeit.

Bewerbung
Ein Praktikum kann nur begleitend zu einer Berufs- oder Hochschulausbildung oder als Pflichtpraktikum absolviert werden. Bewerbungen können nur unter der Angabe der gewünschten Bereiche berücksichtigt werden. Eine Mehrfachnennung ist möglich.

Bitte richten Sie Ihre vollständigen Bewerbungen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) ausschließlich per E-Mail an:

Internationale Kurzfilmtage Oberhausen gGmbH
Susannah Pollheim, pollheim@kurzfilmtage.de

Internationaler Wettbewerb (03.02.-02.05.2023)

  • Filmbestellungen
  • Korrespondenz in englischer Sprache mit den eingeladenen Filmemacher*innen, internationalen Produktionen und Verleihen
  • Recherchearbeit für Text- und Bildmaterial 
  • Enge Zusammenarbeit mit der Katalogredaktion, Endkorrekturen von Katalog und Festivalmagazin
  • Arbeit mit verschiedenen Datenbanken
  • während des Festivals: Durchführung der Veranstaltungen, Gästebetreuung

Deutscher und NRW Wettbewerb

  • Vorbereitung der Auswahlsichtung, Filmbestellungen
  • Korrespondenz mit den eingeladenen Filmemacher*innen, Produzent*innen und Filmhochschulen
  • Organisation der Hochschulgruppenbesuche 
  • Recherchearbeit für Text- und Bildmaterial 
  • Organisation von kleinen Rahmenprogrammen
  • Enge Zusammenarbeit mit der Katalogredaktion, Endkorrekturen von Katalog und Festivalmagazin
  • Arbeit mit verschiedenen Datenbanken
  • während des Festivals: Durchführung der Veranstaltungen, Gästebetreuung
  • auch: Einblick in Archiv und Verleih des Festivals

Kinder- und Jugendkino 

  • Korrespondenz in englischer Sprache mit den eingeladenen Filmemacher*innen, Produzent*innen
  • Kontakt zu Schulen und anderen pädagogischen Institutionen
  • Filmrecherche, Filmbestellungen, Datenbankpflege
  • Recherchearbeit für Text- und Bildmaterial und Korrekturlesen von Katalog, Festivalmagazin und Kinder- und Jugendmagazin
  • Kopienbeschaffung
  • Betreuung von filmpädagogischen Workshops mit Kindern und Jugendlichen
  • Mitarbeit bei der inhaltlichen und konzeptionellen Gestaltung des pädagogischen Begleitmaterials
  • Während des Festivals: Durchführung der Veranstaltungen, Gästebetreuung, Betreuung der Kinder- und Jugendjury

Themenprogramm/ Profile/ MuVi/ Verleiher

  • Filmrecherche, Filmbestellungen
  • Erfassung und Verwaltung von Filmdaten und Bildmaterial
  • Recherchearbeit für Text- und Bildmaterial und Endkontrolle des Festivalmagazins und des Katalogs
  • Korrespondenz mit Filmemacher*innen, Produzent*innen und Archiven
  • Kopienbeschaffung
  • Mitarbeit bei der Planung und Umsetzung von multimedialen Veranstaltungsformaten
  • während des Festivals: Durchführung der Veranstaltungen und Betreuung der Gäste vor Ort

Organisation/ Eventmanagement 

  • Planung der Festivalaktivitäten, Koordination und Organisation von Eröffnung, Empfängen, Catering, Events, Abendprogrammen
  • Betreuung der Workshop- und Seminarangebote
  • Angebotseinholungen und Materialbestellungen
  • englische und deutsche Korrespondenz mit Festivalgästen, Festivalpartner*innen und lokalen sowie regionalen Dienstleister*innen aller Art
  • Planung und Betreuung der Festivallogistik
  • Planung der notwendigen Hygienemaßnahmen vor Ort

Pressearbeit 

  • Redaktion von Pressemitteilungen und Texten aller Art
  • Betreuung des (digitalen) Pressefoto-Pools
  • Pflege der Facebook-Seite des Festivals
  • Mitarbeit bei der Redaktion des Festivalmagazins und anderer Informationsmedien
  • Mitarbeit bei der Pflege der Pressesektion auf www.kurzfilmtage.de
  • Pflege des Presseverteilers
  • Organisationsassistenz bei Presseterminen
  • Beantwortung von laufenden Medien-Anfragen
  • Medien-Akquise zu ausgewählten Themen
  • Betreuung von Journalist*innen vor und während des Festivals

Öffentlichkeitsarbeit 

  • Mitgestaltung des Auftritts der Kurzfilmtage zum Festival
  • Recherche, Angebotseinholung und Bestellung
  • Abstimmung mit externen Dienstleistern und der Designagentur
  • Organisation und Umsetzung der Marketingmaßnahmen
  • Koordination und Begleitung der Direktmarketing-Aktivitäten
  • Gestaltung und Umsetzung einzelner Druckobjekte
  • Pflege und Redaktion der Website www.kurzfilmtage.de
  • Organisation von Events inkl. Koordination im Haus
  • Unterstützung Eröffnung und Preisverleihung
  • Begleitung der Social Media-Aktivitäten

Kenntnisse Layout- und Fotobearbeitungsprogrammen sind wünschenswert

Gästebüro 

  • Mitarbeit bei der Organisation der An- und Abreise und Unterbringung der Akkreditierten
  • Hotelbuchung und -belegung der Gäste 
  • Flugbuchungen für die Gäste
  • Abwicklung von Visa-Formalitäten
  • Verwaltung der Akkreditiertendaten in der Datenbank des Gästebüros
  • Mitarbeit bei der Erstellung von Akkreditiertenausweisen, Akkreditiertenlisten und Gästeinformationen
  • Assistenz bei der Koordinierung des Gästebüro- und Shuttle-Teams
  • Empfang und Betreuung der Gäste während des Festivals
  • Korrespondenz deutsch/englisch mit den Gästen